TU Eindhoven |
Conferenties goed georganiseerd.

Case

Het Materials Technology Instituut is een interdepartementaal instituut dat de Computational and Experimental Mechanics-groep van de faculteit Werktuigbouwkunde en de Biomechanics and Tissue Engineering-groep van de faculteit Biomedische Technologie herbergt. Deze bestaat uit de zes hoofdonderzoeksecties: Polymer Technology, Mechanics of Materials, Soft Tissue Biomechanics and engineering, cardiovasculair Biomechanics, Orthopaedic Biomechanics en Microsystems.

Probleem

De afdeling Materials Technology organiseert tweejaarlijkse internationale DYFP (Deformatie, Yield and Fracturen van Polymeren) conferenties. Hiervoor dienen deelnemers papers in die beoordeeld moeten worden op geschiktheid voor een live presentatie of alleen als informatieve poster getoond worden op de conferentie. Het organiseren van het beoordelingsproces kost veel tijd en leidt tot fouten omdat het alleen via mail afgehandeld wordt. Er is namelijk veel begeleidende informatie nodig welke in de mail nogal eens verloren gaan. Het was ook de wens om op de conferentie zelf toegang te geven tot alle ingediende papers en live informatie te verstrekken aan de deelnemers over bijvoorbeeld de agenda en de voortang van het event.

Oplossing

Wij hebben met het Dynabloqs platform een informatieve site met aanleunend portaal gerealiseerd via welke kandidaten zich aan kunnen melden voor de conferentie. Het proces van aanleveren van papers en het verwerken van de beoordeling vindt plaats via de formulieren systematiek van het platform. Voor de beoordelaars is er een portaal ontwikkeld waarmee ze de inschrijvingen kunnen volgen en beoordelen waarbij alle communicatie automatisch via het portaal en de mailing module verloopt. Voor het evenement zelf is er een mobiele app voor zowel Android als iOS ontwikkeld. Hiermee kunnen de deelnemers naast de agenda ook de ingediende papers bekijken en via berichten op de hoogte gehouden worden van de voortgang van het event.